Szanowni Państwo,
w związku z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, przekazujemy Państwu informacje na temat tego, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz jakie są Państwa uprawnienia z tym związane.
Kto jest administratorem Państwa danych?
Administratorem Państwa danych jest Gdańska Galeria Miejska, ul. Piwna 27/29, 80-831 Gdańsk (zwana dalej „GGM” lub „Administratorem”).
W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane?
Przetwarzamy Państwa dane, które są zbierane podczas współpracy z Państwem, w tym podczas korzystania przez Państwa z naszych usług i we wszystkich innych okolicznościach, w których otrzymamy Państwa dane osobowe. Od chwili wejścia w życie RODO musimy informować o tym, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe. Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami, aby mieli Państwo świadomość, w jaki sposób są przetwarzane Państwa dane.
Cele przetwarzania:
· Umożliwienie zrealizowania obowiązków wynikających z zawieranych z Państwem umów.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
· Przesyłanie materiałów promocyjnych, zaproszeń na wydarzenia organizowane przez GGM oraz informacji o ofercie GGM.
· Prowadzenie statystyk i dokonywanie analiz w celu poprawy przez GGM jakości prowadzonych działań.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
· Ustalenie, dochodzenie, obrona roszczeń. Należy zwrócić uwagę, iż Administrator jest uprawniony do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności, a także musi być gotowy na odpieranie ewentualnych roszczeń skierowanych przeciwko niemu. To uprawnia Administratora do przetwarzania danych osobowych także w tym celu.
· Dane mogą być przechowywane dla celów statystycznych, archiwalnych, oraz zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa).
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.
· Prowadzenie dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa, w tym stosownych dokumentów księgowych, jak również przekazywanie osobom, których danych są przetwarzane, stosownych potwierdzeń wykonania usług (w tym faktury i rachunku).
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Komu możemy przekazać dane?
Zgodnie z obowiązującym prawem Państwa dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, tzw. odbiorcom danych. Mogą być nimi podmioty uczestniczące w realizowaniu umów (m.in. podwykonawcy, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie), podmioty zajmujące się obsługą informatyczną i udostępniające Administratorowi narzędzia informatyczne, zajmujące się zarządzaniem i wprowadzaniem danych do baz, pośredniczące w realizowaniu akcji marketingowych, a także świadczące usługi doradcze (np. księgowe, prawne). Dane zgodnie z prawem mogą być przekazywane na podstawie obowiązującego prawa np. sądom lub organom ścigania – oczywiście tylko gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną. Państwa danych nie będziemy przekazywać poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (kraje UE, Islandia, Norwegia, Liechtenstein).
Jakie mają Państwo prawa w stosunku do swoich danych?
Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych, a także do ich sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania oraz do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo do cofnięcia jej w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, gdy ich przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli.
Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?
Administrator przetwarza Państwa dane osobowe przez czas potrzebny do zrealizowania umów, których Państwo są stroną. Następnie dane przechowywane są przez czas, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń w związku z wykonaniem umowy – do czasu przedawnienia roszczeń. Część danych może być przechowywana dłużej, do czasu istnienia obowiązku prawnego, np. w związku z koniecznością dokumentowania transakcji (np. dane w fakturach, rachunkach) lub dla celów archiwalnych. Gdy wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych, Państwa dane będą przetwarzane przez czas posiadania przez Administratora oferty, która jest skierowana do osób, których dane są przetwarzane. Dane te będą poddawane okresowemu sprawdzaniu pod kątem ich aktualności i w przypadku stwierdzenia, że są nieaktualne, będą przez Administratora aktualizowane lub usuwane. Jednocześnie, w celu dochowania obowiązku tzw. rozliczalności, dane będą przechowywane przez okres, w którym Administrator zobowiązany jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym dla umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.
Czy przetwarzamy Państwa dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie)?
Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania). Dobrowolność podania danych Dane osobowe są nam przekazywane przez Państwa dobrowolnie. Prosimy pamiętać, że nie zobowiązywaliśmy Państwa do podania nam jakichkolwiek danych, a ich podanie nie jest obowiązkiem ustawowym. Jednakże dane osobowe mogą być niezbędne do realizacji umów, które z Państwem zawieramy, a także do realizacji przysługujących Państwu uprawnień. Brak podania danych skutkować może m.in. niemożliwością wykonania umowy. Podanie danych może nie być dobrowolne, jeżeli podania danych wymagają przepisy prawa. Wówczas możemy wymagać od Państwa podania innych danych, niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.
Jak się z nami skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych?
Mogą Państwo kierować do nas swoje prośby w związku z przetwarzaniem danych osobowych do naszego Inspektora Ochrony Danych pod adresem: iod@ggm.gda.pl
